ENTERPRISE: Blick ins Tool

Personalisierte Ansprache und Übersicht

Die ConSense Software stellt für jeden Mitarbeiter gezielt alle für ihn relevanten Informationen zusammen. Alle Mitarbeiter erhalten automatisch die für sie wichtigen Prozesse und Dokumente in der jeweils aktuellen und gültigen Version. Zudem können sie sich Revisionsänderungen grafisch anzeigen lassen – diese sind somit transparent und leicht nachzuvollziehen. Mitarbeiter werden bei neuen oder revisionierten Elementen vom System automatisch dazu aufgefordert, diese zur Kenntnis zu nehmen. Auf diese Weise ist ein einheitlicher Informationsstand gesichert. Zudem erhält jeder Mitarbeiter auch nur die Informationen, die er wirklich benötigt.

Den Verantwortlichen werden zusätzlich z. B. anstehende Aufgaben, wie Prüfungen oder Freigaben, und Termine angezeigt und Führungskräfte können die aktuellen Kennzahlen, Personalinformationen etc. einsehen. Diese automatische Informationsverteilung wird durch das im System hinterlegte Rollen- und Rechtesystem ermöglicht, das in eine der Realität entsprechende Abbildung der Organisationsstruktur eingebettet ist.

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Prozessmanagement

Der integrierte Prozesseditor erlaubt durch seine intuitive Bedienung ein schnelles und einfaches Modellieren von Prozessen, abgestimmt auf spezifische Anforderungen ohne technische Vorgaben. Die Modellierungswerkzeuge können auf die jeweiligen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden: Enthalten sind viele Symbole (Standard DIN 66001 und EPK) und auch die Prozessmodellierung in Swimlanes wird unterstützt. Bestehende Prozessbeschreibungen können über definierte Schnittstellen übernommen werden. Viele Zusatzinformationen, wie z. B. Verantwortungen, Beteiligungen, Input und Output, können sowohl für ganze Prozesse als auch für einzelne Prozessschritte hinterlegt werden.

Prozesse unterliegen der automatischen Revisionierung und damit dem konfigurierbaren Prüf- und Freigabeworkflow. Die Prozesse, wie z. B. Initial-, Folge-, Teil- oder Unterprozesse, können untereinander oder auch mit Dokumenten verknüpft werden, sodass die ConSense Software zu einer stets aktuellen und funktionsfähigen dynamischen Prozesslandschaft führt.


Dokumentenverwaltung

In der ConSense Software können beliebige Dokumententypen (z. B. Microsoft®Office- oder OpenOffice-Dokumente, PDFs, CAD-Zeichnungen, Bilder etc.) abgelegt und bei Bedarf überarbeitet werden. Die derart eingebundenen Dokumente können verwaltet, gelenkt und revisioniert werden. Auf Wunsch werden automatisch PDF-Versionen der Dokumente erstellt und ausgegeben. Zudem erlaubt eine integrierte Textverarbeitung die Erstellung einfacher Dokumente, wie Checklisten, SOPs / Arbeitsanweisungen, usw.

Dokumente unterliegen der automatischen Revisionierung und den damit verbundenen konfigurierbaren Prüf- und Freigabeworkflows. Kopf- und Fußzeilen können mit ConSense Feldern befüllt werden und aktualisieren sich automatisch bei Änderungen. Die Dokumente können untereinander oder mit Prozessen verknüpft werden. Bestehende Verknüpfungen werden auch bei Revisionierungen automatisch aktualisiert.

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Revisionierung

Inhaltselemente, wie Dokumente und Prozesse, werden in der ConSense Software lückenlos revisioniert. Sobald eine neue Revision angelegt wird, erhält sie vom System eine fortlaufende eindeutige Nummer, wobei major und minor Revisionen möglich sind.
Elemente können je nach spezifischen Anforderungen entweder einfach ohne weitere Prüfung veröffentlicht werden oder sie durchlaufen einen automatisierten Prüf- und Freigabeworkflow.

Wird die neue Revision freigegeben, so wird die alte Revision automatisch archiviert und alle beteiligten Mitarbeiter erhalten automatisch eine entsprechende Information, per E-Mail oder auf ihrer Übersichtsseite. Zudem können sie sich Revisionsänderungen anzeigen lassen und ihre Kenntnisnahme bestätigen. Revisionsänderungen sind somit transparent und leicht nachzuvollziehen. Archivierte Revisionsstände sind für autorisierte Mitarbeiter jederzeit weiterhin einsehbar.


Komplexer Freigabeworkflow

Routineaufgaben bei der Revisionierung werden durch elektronische Freigabeworkflows vereinfacht. Für Inhaltselemente, wie Dokumente und Prozesse, können je nach Typ und spezifischen Anforderungen unterschiedliche konfigurierbare elektronische Prüf- und Freigabeworkflows hinterlegt werden. Im einfachsten Fall wird das Element nach Erstellung ohne Prüfung veröffentlicht. Je nach Bedarf können Workflows aber auch mehrstufig sein: Ein erstelltes Element wird durch jemand anderen freigegeben (4-Augen-Prinzip). Oder es wird durch eine Stelle geprüft und von einer dritten Stelle freigegeben (6-Augen-Prinzip). Zusätzlich besteht bei ConSense ENTERPRISE die Möglichkeit, den Prüf- und Freigabeworkflow mit einer Konformitätsprüfung durch eine vierte Stelle (8-Augen-Prinzip) zu erweitern. Zudem lässt sich festlegen, ob von den z. B. als Freigeber eingetragenen Personen die Freigabe „einer“ Person ausreichend ist oder ob „alle“ eingetragenen Personen freigeben müssen. Wird eine neue Revision freigegeben, so erhalten alle beteiligten Mitarbeiter automatisch eine entsprechende Information per E-Mail oder auf ihrer Übersichtsseite.

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Individuelle Berichte

Die ConSense Software beinhaltet ein umfangreiches Auswertungs- und Berichtsportfolio. Dazu gehören z. B. Kernberichte, wie eine Übersicht über die Verantwortungen in den Revisionselementen oder den aktuellen Status der Revisionselemente. Zur Unterstützung von Audits dienen Berichte, wie z. B. Normsichtweisen, die für jedes Normkapitel die Bezüge zu den Prozessen anzeigen. Dies wird realisiert durch die Möglichkeit, Prozesse bei der Modellierung direkt mit Verweisen auf die entsprechenden Normkapitel zu versehen. Weiterführende Berichte für Transparenz und strategisches Qualitätsmanagement liefern z. B. die Wechselwirkungen innerhalb der Prozessstruktur oder die Häufigkeit der Änderungen oder Dokumente ohne Prozessbezug.
Darüber hinaus ist es in ConSense ENTERPRISE möglich, eigene Berichte ganz nach Bedarf individuell über zahlreiche Filter und Sortierschlüssel zusammenzustellen. Somit können Informationen über die gesamte Organisation sowie einzelne Organisationseinheiten abgerufen werden.


Filter und Ansichten konfigurieren

Zahlreiche Filter und Sortierfunktionen ermöglichen die individuelle Konfiguration von verschiedenen Ansichten.

Die in einer Liste dargestellten Inhalte können über zahlreiche Filtereinstellungen individuell zusammengestellt werden. Abhängig von den angezeigten Daten werden optimierte Filterfunktionen angeboten.

Über die Kombination mehrerer Filter können gezielt Informationen zusammengestellt werden.

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Geringe IT-Anforderungen

Die ConSense Software stellt nur geringe Anforderungen an die benötigte IT-Umgebung.

Der Aufwand für die Implementierung, Installation und Pflege des Systems ist überschaubar.

Die ConSense Software basiert auf einer Datenbank, wobei verschiedene Datenbankserver möglich sind, z. B. MySQL, MS SQL oder Oracle.


Wiedervorlagen

Elemente, wie Prozesse oder Dokumente, können nach einem definierten Zeitraum dem Verantwortlichen automatisch zur Wiedervorlage zugewiesen werden.

In der Konfiguration der einzelnen Revisionstypen kann ein beliebiger Zeitraum für eine automatische Wiedervorlage definiert werden. Werden Elemente dieser Typen freigegeben, so erhalten die Verantwortlichen vor Ablauf des jeweiligen definierten Zeitraums eine Erinnerung und werden zu einer Überprüfung der Inhalte aufgefordert.

Diese Wiedervorlagen dienen einerseits der gezielten Überprüfung von Elementen, sodass Änderungen frühzeitig erkannt und im System angepasst werden können und andererseits der kontinuierlichen Verbesserung.

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Schnittstellen

Schnittstellen ermöglichen die Integration in die vorhandene Systemlandschaft und den komfortablen Austausch zentraler Informationen.

In ConSense ENTERPRISE stehen neben dem Single Sign On von Windows, dem XML-Import und –Export, dem SharePoint Connector sowie der Schnittstelle zum LDAP noch weitere Schnittstellen zur Verfügung – darunter z. B. die Schnittstellen zu SAP, anderen DMS etc.

ConSense ENTERPRISE kann alternativ zur Client- und Server-basierten Installation auch als browsergestützte, webbasierte Lösung zur mobilen Nutzung von Inhalten verwendet werden.


Modulare Erweiterbarkeit

ConSense ENTERPRISE kann flexibel auf die speziellen Anforderungen eines Unternehmens reagieren. So kann das System etwa ganz nach Bedarf mit unterschiedlichen Modulen erweitert werden und zu einer individuellen Komplettlösung heranwachsen.

Mögliche hilfreiche Erweiterungen sind z. B. das ConSense Maßnahmenmanagement, das ConSense Auditmanagement oder viele weitere Module.

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Rollen und Rechte

Die automatische Informationsverteilung im System wird durch das hinterlegte dezidierte Rollen- und Rechtesystem ermöglicht, das in eine der Realität entsprechende Abbildung der Organisationsstruktur eingebettet ist.

In ConSense ENTERPRISE können beliebig viele Benutzerrollen inklusive zugehöriger Rechte vergeben werden.


Prozessanalyse und Konsistenzcheck

Im Prozesseditor kann ein Konsistenzcheck nach eigenen Regeln hinterlegt werden. Dieser überprüft beim Modellieren eines Prozesses, ob alle definierten Regeln eingehalten wurden und gibt beim Speichern einen Hinweis, falls Abweichungen vorhanden sind.

Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Prozesse etwa ein einheitliches Gesamtbild ergeben und bei der Modellierung nicht einfach zu vermeidende Fehler gemacht werden. Beispielsweise sollten Prozesselemente, die eine Entscheidung darstellen, auch zwei ausgehende eindeutig bezeichnete Pfeile erhalten. Somit wird auch die Anzahl der Korrekturschleifen minimiert.

Die Prozessanalyse liefert verschiedene zusätzliche Informationen zu einem Prozess, wie z. B. die Erholungszeit, die Rüstgrundzeit und die Verteilzeit. Zudem kann in der Prozessanalyse die Darstellung des Prozesses zwischen Standard-Flussdiagram und Swimlanes (horizontal oder vertikal) gewechselt werden.

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Terminalzugriff und Gruppen-Accounts

Besitzen nicht alle Mitarbeiter einen eigenen Login bzw. stehen PCs an zentraler Stelle für mehrere Benutzer unter gleichem Login zur Verfügung (z. B. in der Werkstatt für die komplette (teilautonome) Gruppe ein PC), dann kann in ConSense ENTERPRISE für sie zum Lesen der relevanten Informationen ein Terminal eingerichtet werden. Die Personalisierung der Inhalte bezieht sich hier nicht auf die einzelnen Mitarbeiter, sondern auf die Vorgaben, die für das Terminal als Gruppe definiert wurden.

Für Unternehmensbereiche, in denen ein Einsatz von PCs nicht etabliert bzw. nicht möglich ist (z. B. im Werkstattbereich oder im Außendienst) sind auch heute noch papierbasierte Managementdokumentationen üblich. ConSense ENTERPRISE unterstützt dazu sowohl einzelne Unternehmensbereiche als auch jeden einzelnen Mitarbeiter durch eine personalisierte Zusammenstellung  und Verwaltung aller relevanten Dokumente in einem entsprechenden Ordner für den Druck.


Mehrere Standorte und Matrixorganisation

ConSense ENTERPRISE bietet eine erweiterte Abbildung der Organisationsstruktur, sodass mehrere nationale oder internationale  Standorte eines Unternehmens abgebildet werden können. Dies beinhaltet auch komplexe Unternehmensstrukturen, wie Matrixorganisationen.

Zudem können externe, d. h. dem Unternehmen nicht zugehörige, Einheiten angelegt werden, beispielsweise Auditoren oder Dienstleister. Diese erhalten dann einen genau definierten Zugriff auf das System.

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International

ConSense ENTERPRISE ist für den internationalen Einsatz genau zugeschnitten: Ein innovatives Mehrsprachenkonzept sowie die Abbildung länderspezifischer Inhalte und die detaillierte Darstellung komplexer Organisationsstrukturen sorgen für maximale Transparenz und Akzeptanz sowie einen deutlich reduzierten Pflegeaufwand. Die Oberflächensprache von ConSense ist in mehr als 15 Sprachen verfügbar. Anwender haben die Möglichkeit, eine gemeinsame Oberflächensprache für alle Standorte zu wählen oder für die einzelnen Standorte die jeweilige Landessprache einzusetzen. Alle Systeminhalte, wie Prozesse und Dokumente, lassen sich für jeden Standort in den gewünschten Sprachen hinterlegen. Dabei ermöglicht das System die Abbildung inhaltlicher Varianten, wenn dies z. B. durch unterschiedliche gesetzliche Anforderungen oder abweichende standortspezifische Prozesse notwendig ist. Auf diese Weise finden alle Mitarbeiter schnell alle benötigten Informationen in der aktuellen, freigegebenen Version und in ihrer Sprache vor.


BPMN

Zusätzlich zu den Standard-Symbolen (Standard DIN 66001 und EPK) des integrierten Prozesseditors sind in ConSense ENTERPRISE zusätzlich die BPMN-Symbole verfügbar.

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Replikation und Synchronisation

Neben der Abbildung mehrerer nationaler und internationaler Standorte unterstützt ConSense ENTERPRISE die Harmonisierungs- und Zentralisierungsansätze von Systemen über unterschiedliche Datenbankkonzepte.

Je nach Anforderung, z. B. bei gewünschter dezentraler Organisation und Abbildung, lassen sich Datenbanken replizieren und synchronisieren. Dabei ist es unter anderem möglich, zentrale Konfigurationen von nur einer Stelle aus zu verwalten, daneben aber die speziellen QM-Bedürfnisse unterschiedlicher Organisationseinheiten oder Standorte parallel zu berücksichtigen.


Alle ConSense Lösungen im Vergleich

Damit Sie alle Funktionen, Schnittstellen, Erweiterungsmöglichkeiten und Normen der ConSense Lösungen COMPACT, PROFESSIONAL und ENTERPRISE auf einen Blick erfassen können, haben wir diese in einer Vergleichstabelle übersichtlich dargestellt.

Alle Lösungen vergleichen

Einen Auszug unserer Referenzen finden Sie hier.

Ansprechpartner
Sabine Huppermans Vertrieb
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