COMPACT: Blick ins Tool

Personalisierte Ansprache und Übersicht

Die ConSense Software stellt für jeden Mitarbeiter gezielt alle für ihn relevanten Informationen zusammen. Alle Mitarbeiter erhalten automatisch die für sie wichtigen Prozesse und Dokumente in der jeweils aktuellen und gültigen Version. Zudem können sie sich Revisionsänderungen grafisch anzeigen lassen – diese sind somit transparent und leicht nachzuvollziehen. Mitarbeiter werden bei neuen oder revisionierten Elementen vom System automatisch dazu aufgefordert, diese zur Kenntnis zu nehmen. Auf diese Weise ist ein einheitlicher Informationsstand gesichert. Zudem erhält jeder Mitarbeiter auch nur die Informationen, die er wirklich benötigt.

Den Verantwortlichen werden zusätzlich z. B. anstehende Aufgaben, wie Prüfungen oder Freigaben, und Termine angezeigt und Führungskräfte können die aktuellen Kennzahlen, Personalinformationen etc. einsehen. Diese automatische Informationsverteilung wird durch das im System hinterlegte Rollen- und Rechtesystem ermöglicht, das in eine der Realität entsprechende Abbildung der Organisationsstruktur eingebettet ist.

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Prozessmanagement

Der integrierte Prozesseditor erlaubt durch seine intuitive Bedienung ein schnelles und einfaches Modellieren von Prozessen, abgestimmt auf spezifische Anforderungen ohne technische Vorgaben. Die Modellierungswerkzeuge können auf die jeweiligen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden: Enthalten sind viele Symbole (Standard DIN 66001 und EPK) und auch die Prozessmodellierung in Swimlanes wird unterstützt. Bestehende Prozessbeschreibungen können über definierte Schnittstellen übernommen werden. Viele Zusatzinformationen, wie z. B. Verantwortungen, Beteiligungen, Input und Output, können sowohl für ganze Prozesse als auch für einzelne Prozessschritte hinterlegt werden.

Prozesse unterliegen der automatischen Revisionierung und damit dem konfigurierbaren Prüf- und Freigabeworkflow. Die Prozesse, wie z. B. Initial-, Folge-, Teil- oder Unterprozesse, können untereinander oder auch mit Dokumenten verknüpft werden, sodass die ConSense Software zu einer stets aktuellen und funktionsfähigen dynamischen Prozesslandschaft führt.


Dokumentenverwaltung

In der ConSense Software können beliebige Dokumententypen (z. B. Microsoft®Office- oder OpenOffice-Dokumente, PDFs, CAD-Zeichnungen, Bilder etc.) abgelegt und bei Bedarf überarbeitet werden. Die derart eingebundenen Dokumente können verwaltet, gelenkt und revisioniert werden. Auf Wunsch werden automatisch PDF-Versionen der Dokumente erstellt und ausgegeben. Zudem erlaubt eine integrierte Textverarbeitung die Erstellung einfacher Dokumente, wie Checklisten, SOPs / Arbeitsanweisungen, usw.

Dokumente unterliegen der automatischen Revisionierung und den damit verbundenen konfigurierbaren Prüf- und Freigabeworkflows. Kopf- und Fußzeilen können mit ConSense Feldern befüllt werden und aktualisieren sich automatisch bei Änderungen. Die Dokumente können untereinander oder mit Prozessen verknüpft werden. Bestehende Verknüpfungen werden auch bei Revisionierungen automatisch aktualisiert.

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Revisionierung

Inhaltselemente, wie Dokumente und Prozesse, werden in der ConSense Software lückenlos revisioniert. Sobald eine neue Revision angelegt wird, erhält sie vom System eine fortlaufende eindeutige Nummer, wobei major und minor Revisionen möglich sind.
Elemente können je nach spezifischen Anforderungen entweder einfach ohne weitere Prüfung veröffentlicht werden oder sie durchlaufen einen automatisierten Prüf- und Freigabeworkflow.

Wird die neue Revision freigegeben, so wird die alte Revision automatisch archiviert und alle beteiligten Mitarbeiter erhalten automatisch eine entsprechende Information, per E-Mail oder auf ihrer Übersichtsseite. Zudem können sie sich Revisionsänderungen anzeigen lassen und ihre Kenntnisnahme bestätigen. Revisionsänderungen sind somit transparent und leicht nachzuvollziehen. Archivierte Revisionsstände sind für autorisierte Mitarbeiter jederzeit weiterhin einsehbar.


Freigabeworkflow

Routineaufgaben bei der Revisionierung werden durch elektronische Freigabeworkflows vereinfacht. Für Inhaltselemente, wie Dokumente und Prozesse, können je nach Typ und spezifischen Anforderungen unterschiedliche konfigurierbare elektronische Prüf- und Freigabeworkflows hinterlegt werden. Im einfachsten Fall wird das Element nach Erstellung ohne weitere Prüfung veröffentlicht. Je nach Bedarf können diese Workflows aber auch mehrstufig sein: Ein Element wird erstellt und durch jemand anderen freigegeben (4-Augen-Prinzip). Oder es soll erst durch eine andere Stelle geprüft werden und dann schließlich von einer dritten Stelle freigegeben werden (6-Augen-Prinzip).

Wird eine neue Revision eines Elements freigegeben, so erhalten alle beteiligten Mitarbeiter automatisch eine entsprechende Information über die Änderung per E-Mail oder auf ihrer Übersichtsseite.

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Berichte

Die ConSense Software beinhaltet ein umfangreiches Auswertungs- und Berichtsportfolio. Dazu gehören z. B. Kernberichte, wie eine Übersicht über die Verantwortungen in den Revisionselementen oder den aktuellen Status der Revisionselemente.

Zur Unterstützung von Audits dienen Berichte, wie z. B. Normsichtweisen, die für jedes Normkapitel die Bezüge zu den Prozessen anzeigen. Dies wird realisiert durch die Möglichkeit, Prozesse bei der Modellierung direkt mit Verweisen auf die entsprechenden Normkapitel zu versehen.

Weiterführende Berichte für Transparenz und strategisches Qualitätsmanagement liefern z. B. die Wechselwirkungen innerhalb der Prozessstruktur oder die Häufigkeit der Änderungen oder Dokumente ohne Prozessbezug.


Integriertes Maßnahmenmanagement

In der ConSense Software können überall dort, wo der Bedarf für konkrete Handlungen sichtbar wird, Maßnahmen angelegt werden, z. B. in Prozessen, in Auditprotokollen, bei Kennzahlen oder Reklamationen.
Die Verantwortung für die Umsetzung, Kontrolle und Wirksamkeitsprüfung solcher Maßnahmen kann in Workflows genau definiert werden. Die verantwortlichen Mitarbeiter werden automatisch per E-Mail über neu zugewiesene Maßnahmen informiert. Jeder Mitarbeiter sieht dabei nur die jeweils für ihn relevanten Maßnahmen.

In vielen Fällen muss die Ausführung oder die Wirksamkeit einer Maßnahme von einer weiteren Stelle kontrolliert werden. Die ConSense Software realisiert mit einer mehrstufigen Überwachung ein wirksames Maßnahmenmanagement: Je nach Bedarf können optional eine Kontrolle der Umsetzung sowie eine Wirksamkeitsprüfung definiert, protokolliert und ausgewertet werden – jeweils mit zugewiesenen Verantwortlichen und Terminen.

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Geringe IT-Anforderungen

Die ConSense Software stellt nur geringe Anforderungen an die benötigte IT-Umgebung.

Der Aufwand für die Implementierung, Installation und Pflege des Systems ist überschaubar.

COMPACT basiert auf einer Datenbank mit MySQL.


Alle ConSense Lösungen im Vergleich

Damit Sie alle Funktionen, Schnittstellen, Erweiterungsmöglichkeiten und Normen der ConSense Lösungen COMPACT, PROFESSIONAL und ENTERPRISE auf einen Blick erfassen können, haben wir diese in einer Vergleichstabelle übersichtlich dargestellt.

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Einen Auszug unserer Referenzen finden Sie hier.

Ansprechpartner
Sabine Huppermans Vertrieb
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