Checkliste: Auswahl einer Software für Qualitätsmanagementsysteme

Was sind die Anforderungen an eine Software für ein Qualitätsmanagementsystem?

Die Wahl der richtigen QM-Software für Ihr Unternehmen hat eine große Bedeutung, denn die Entscheidung für ein Managementsystem ist meist eine Entscheidung für viele Jahre, die nur selten revidiert wird. Häufig stellt daher schon die Durchführung des Software-Auswahlverfahrens eine erste Hürde dar.

In einem QM-System ist im Laufe der Zeit das gesamte Unternehmens-Know-how gespeichert. Da der Aufwand für den Datentransfer und die Umstellung des Systems schwierig abzuschätzen ist, kann es sein, dass ein solches Projekt einfach zu groß erscheint und aufgeschoben wird. Daher sollte die Umstellungsphase möglichst schnell und reibungslos gelingen.

Zudem bestehen in Unternehmen häufig lange gewachsene Strukturen und Systeme (z. B. klassische Office-Anwendungen oder Intranetlösung), die – wenn sie auch inzwischen vielleicht suboptimal sind – einfach eine gewohnte Arbeitsumgebung bieten. Um ein akzeptiertes und gelebtes Qualitätsmanagementsystem in Ihrem Unternehmen zu etablieren, muss die Softwarelösung …

• einfach zu bedienen sein,
• gerne von den Mitarbeitenden verwendet werden,
• Ihre Prozesse möglichst realitätsnah abbilden,
• zukunftsfähig und flexibel sein
• und Ihre Anforderungen müssen sich mit ihr optimal umsetzen lassen.

Welche inhaltlichen Aspekte und Funktionalitäten sind wichtig?

Mit dieser Checkliste unterstützen wir Sie bei der Definition Ihrer Anforderungen an eine QM-Software und somit die Lösung zu finden, die genau zu Ihrem Unternehmen passt. Der Schwerpunkt unserer Checkliste liegt auf den inhaltlichen Aspekten – also der Frage, welche Funktionalitäten eine QM-Software besitzen muss, damit diese auch in Zukunft für die eigene Organisation optimal bleibt.

Diese Checkliste enthält Anforderungen unterteilt in folgende Bereiche:

• Schneller Zugriff auf relevante Informationen
• Einfache Pflege des Systems
• Standortübergreifender / Internationaler Einsatz / Mehrsprachigkeit
• Anforderungen an die Erweiterbarkeit
• Zusätzliche Anforderungen für streng regulierte Branchen