Ein elektronisches Qualitätsmanagementsystem unterstützt Unternehmen dabei, die gesteckten Anforderungen an ihre Produkte oder Dienstleistungen kontrolliert zu erreichen und zu halten. Neben der Sicherung der Qualität deckt ein solches System potenzielle Fehlerquellen auf, bevor sie sich zu echten Problemen entwickeln. Zudem ermöglicht es den Mitarbeitern durch die automatisierte Übernahme von Routineaufgaben die Konzentration auf das Kerngeschäft. Klare Prozesse sorgen für unmissverständliche Vorgaben innerhalb der Belegschaft. Ein funktionierendes Qualitätsmanagement (QM) ist also ein echter Wettbewerbsvorteil und damit ein entscheidender Faktor für unternehmerischen Erfolg.
Um die komplexen Anforderungen zu erfüllen und die entsprechenden Normen einzuhalten sowie einen organisatorischen Ordnungsrahmen zu schaffen, setzen heute viele Unternehmen und Organisationen auf ein softwarebasiertes Qualitätsmanagementsystem (QMS), oft unter dem Dach eines Integrierten Managementsystems (IMS). Allein die Einführung einer technischen Lösung bringt bereits eine erhebliche Entlastung. Damit diese jedoch zum Erfolg führt und wirklich die angestrebten Ziele erfüllt, ist eines entscheidend: Die Akzeptanz durch diejenigen, die das System im Arbeitsalltag anwenden sollen. Denn ein Qualitäts- oder Integriertes Managementsystem muss gelebt werden – und das funktioniert nur, wenn der Mehrwert für den Nutzer erkennbar ist.