Studentenwerk Osnabrück: In Rekordzeit zum zertifizierten QM-System

Die Herausforderung: Vielfältige Aufgaben und hohe Erwartungen 

Das Studentenwerk Osnabrück betreut die Standorte Osnabrück, Lingen und Vechta. Über 240 Beschäftigte sorgen täglich dafür, dass rund 10.000 Essen in Mensen und Cafeterien ausgegeben, Wohnplätze vermietet, psychosoziale Beratungen durchgeführt und Kinderbetreuungen organisiert werden.  

Als modernes Dienstleistungsunternehmen wollte das Studentenwerk sicherstellen, dass diese Leistungen dauerhaft auf gleichbleibend hohem Niveau erfolgen, bestätigt durch eine ISO 9001-Zertifizierung. Doch papierbasierte Prozesse und unterschiedliche Abläufe erschwerten die Umsetzung. 

„Hinter der Einführung stand ein klar definiertes Ziel: die Zertifizierung nach ISO 9001:2008. Dafür waren wir auf der Suche nach einer Software, mit der man einfach Prozesse modellieren kann und die die ‚kleinen Zeitfresser‘ im Arbeitsalltag kompensiert.“ 

Stefan Kobilke, Personalleiter des Studentenwerkes Osnabrück 

Die Lösung: Effiziente Modellierung mit ConSense IMS  

2010 fiel die Entscheidung für ConSense. Workshops mit Führungskräften und Mitarbeitenden ermöglichten es, Prozesse gemeinsam zu beschreiben und direkt im System zu modellieren. Damit entstand ein praxisnahes Abbild der Arbeitsabläufe, das von allen verstanden und akzeptiert wurde. 

„Wir haben in den Workshops gemeinsam die Beschreibung der Arbeitsabläufe entwickelt und diese mit Hilfe von ConSense IMS ‚just in time‘ modelliert.“ 

Stefan Kobilke, Personalleiter des Studentenwerkes Osnabrück 

Ein zentrales Plus war das Maßnahmenmanagement: Pflichtschulungen im gastronomischen Bereich werden heute systematisch geplant, Materialien automatisch verknüpft und Nachweise revisionssicher dokumentiert. Terminals und Farbdrucker in allen Küchen stellen sicher, dass Mitarbeitende jederzeit auf aktuelle Unterlagen zugreifen können. 

Das Ergebnis: Zertifizierung in Rekordzeit 

Am 23. Dezember 2010 war es geschafft: Das Studentenwerk erhielt seine ISO 9001-Zertifizierung nach nur acht Monaten Projektlaufzeit. Die schnelle Umsetzung war möglich, weil viele Qualitätsstandards bereits gelebt wurden und durch ConSense einfach abgebildet werden konnten. 

„Die Zertifizierung in Rekordzeit hat nur funktioniert, weil viele Qualitätsstandards im Unternehmen längst gelebt wurden.“ 

Stefan Kobilke, Personalleiter des Studentenwerkes Osnabrück 

Auch die Mitarbeitenden profitieren: Auf personalisierten Startseiten stehen ihnen aktuelle Dokumente und Aufgaben sofort zur Verfügung. Verbesserungsvorschläge aus allen Unternehmensbereichen fließen direkt ins System ein und werden transparent nachverfolgt. 

Ein lebendiges System für die Zukunft 

Heute ist ConSense IMS fester Bestandteil des Studentenwerks Osnabrück. Es unterstützt die kontinuierliche Verbesserung, erleichtert Audits und sorgt für nachhaltige Qualität in allen Servicebereichen, von der Mensa bis zur Kinderbetreuung.