Landratsamt Rottal-Inn: Bürgerfreundliche Verwaltung durch digitales QM

Die Herausforderung: Papierflut und hoher Verwaltungsaufwand 

650 Mitarbeitende in fünf Abteilungen und sechs Stabstellen arbeiten täglich an der Erfüllung der vielfältigen Aufgaben. Doch die bisherige Intranet-Lösung war nicht mehr zeitgemäß. Dokumente und Formulare wurden dezentral gepflegt, Aktualität war schwer sicherzustellen, Freigaben liefen über langwierige Papierprozesse. Der Aufwand für Pflege, Prüfung und Verteilung der Unterlagen war immens. 

Die Lösung: Modernes und digitales Management mit ConSense 

2017 führte das Landratsamt ConSense IMS ein. Prozesse werden seither digital modelliert, Verantwortlichkeiten klar definiert und mit den zuständigen Organisationseinheiten verknüpft. Automatische Workflows lenken Dokumente revisionssicher durch den Freigabeprozess. Ein dezidiertes Rollen- und Rechtesystem regelt, wer Zugriff auf welche Inhalte erhält. 

„Schön ist die Anwenderfreundlichkeit des Systems. Man kann viele Dinge selbst ausführen und benötigt nicht für jeden Schritt den ConSense Service.“ 

Christian Wagerer, QM-Verantwortlicher des Landratsamts Rottal-Inn 

Damit Mitarbeitende das System konsequent nutzen, wurden die alten Intranet-Inhalte abgeschaltet. Heute finden Beschäftigte alle relevanten Informationen zentral in ConSense. Das bringt eine spürbare Arbeitserleichterung im Alltag. 

„Besonders zeitsparend ist, dass Informationen nicht doppelt und dreifach abgespeichert werden müssen, sondern zentral verwaltet und gepflegt werden.“ 

Christina Dietl, QM-Verantwortliche des Landratsamts Rottal-Inn 

Das Ergebnis: Transparenz, Effizienz und Akzeptanz 

Dienstanweisungen, Formulare und Verträge werden heute vollständig digital erstellt, freigegeben und verteilt. Änderungen sind sofort sichtbar, Freigaben erfolgen automatisiert, und Dokumente stehen im einheitlichen Layout zur Verfügung. 

Auch das Beschwerdemanagement wird über ConSense FORMS abgewickelt: Anliegen der Bürger:innen, von Winterdienst bis Bauanfragen, werden automatisch an die zuständigen Stellen weitergeleitet und deren Bearbeitung transparent dokumentiert. 

Die Akzeptanz ist hoch, auch weil die Führungskräfte das System aktiv vorleben und durch internes QM-Marketing zusätzliche Anreize geschaffen wurden. Aktionen wie interne News oder ein digitaler Adventskalender haben die Nutzung gesteigert und die Mitarbeitenden motiviert. 

„Wir haben bei uns den von ConSense bereitgestellten Adventskalender zu Weihnachten installiert. Er hat Aufmerksamkeit für das QM-System erzeugt und den Anstoß zur täglichen Nutzung gegeben.“ 

Christina Dietl und Christian Wagerer, QM-Verantwortliche des Landratsamts Rottal-Inn 

Ein Vorreiter im öffentlichen Dienst 

Mit ConSense hat das Landratsamt Rottal-Inn ein modernes, lebendiges Managementsystem etabliert, das Verwaltung effizienter macht, Bürgernähe stärkt und Vorbildcharakter für andere Behörden hat.