Stadtwerke Iserlohn: Transparenz und Effizienz mit ConSense IMS

Die Herausforderung: Dokumentenflut und Audit-Anforderungen 

Die Stadtwerke Iserlohn stehen für regionale Versorgungssicherheit, Nachhaltigkeit und zahlreiche Zertifizierungen: Vom Technischen Sicherheitsmanagement (TSM) bis zur Arbeitssicherheit. Doch im Arbeitsalltag führte die Vielzahl an Dokumenten zu großem Aufwand. Änderungen wurden nicht immer rechtzeitig umgesetzt, und Audits zeigten Lücken in der Dokumentenpflege. 

„Gerade in den Bereichen Technische Sicherheit und Arbeitssicherheit haben wir es im Arbeitsalltag mit einer Vielzahl von Dokumenten zu tun. […] Unser Prüfer regte daraufhin eine elektronische Dokumentenlenkung an.“ 

Stephan Schmidt, Leiter Arbeitssicherheit und Qualitätsmanagement 

Die Lösung: Effiziente Prozesse dank ConSense IMS  

2019 begann das Projektteam mit dem Aufbau des Systems. Prozesse aus Strom-, Gas-, Wasser- und Wärmeversorgung wurden in Flussdiagrammen modelliert und mit Verantwortlichkeiten verknüpft. Benachrichtigungen gehen heute gezielt an die zuständigen Teams – eine Maßnahme, die die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden erheblich steigerte. 

Seit 2020 nutzen alle 220 Beschäftigten das neue System. Personalisierten Startbildschirmen zeigen relevante Informationen, Aufgaben und Termine. Änderungen werden automatisch dokumentiert und mit Historie von Prüfungen und Freigaben versehen. 

Das Ergebnis: Automatisierte Workflows und hohe Akzeptanz 

Routineaufgaben wie Freigaben oder die Verteilung von Formblättern laufen heute automatisiert. Außendienstmitarbeitende erhalten Unterlagen direkt auf ihre Tablets; künftig soll das ConSense PORTAL den Zugriff zusätzlich erleichtern. 

„Jetzt können wir nicht nur nach Dateinamen, sondern auch nach bestimmten Inhalten wie ‚Verbandsbuch’ oder ‚Schlüsselberechtigung’ suchen.“ 

Stephan Schmidt, Leiter Arbeitssicherheit und Qualitätsmanagement 

Auch das Maßnahmenmanagement ist integriert: Aufgaben aus Audits, Energieprüfungen oder Sicherheitsmanagement werden zentral erfasst, Verantwortlichen zugewiesen und Fristen überwacht. 

Ein System mit Zukunft 

Audits im Bereich Informationssicherheitsmanagement verliefen bereits erfolgreich. Künftig sollen auch Prüfmittel- und Gefahrstoffmanagement in ConSense abgebildet werden. Das steigert nicht nur Effizienz, sondern auch Sicherheits- und Umweltschutzmaßnahmen. 

„Unsere Erwartungen haben sich erfüllt: Wir sparen sehr viel Zeit durch die automatisierte Dokumentenlenkung und haben an Revisions- und Rechtssicherheit gewonnen.“ 

Stephan Schmidt, Leiter Arbeitssicherheit und Qualitätsmanagement