Kleeblatt Pflegeheime: Qualitätsmanagement nah am Menschen

Die Herausforderung: Wachstum und steigende Anforderungen 

Das Konzept der Kleeblatt Pflegeheime ist einzigartig: kleine Einrichtungen mit maximal 30 Betten, verteilt auf viele Ortschaften, damit pflegebedürftige Menschen in ihrer gewohnten Umgebung bleiben können. Aus der mutigen Idee ist seit 1992 ein Verbund mit 25 Häusern, zwei Tagespflegeeinrichtungen und einem Kompetenzzentrum für Demenz entstanden – mit über 1.000 Mitarbeitenden. 

Doch mit dem Wachstum wuchs auch die Komplexität: Qualitätsmanagement war papierbasiert organisiert, Dokumente wurden dezentral gepflegt und waren schwer aktuell zu halten. Für Mitarbeitende bedeutete das hohen Verwaltungsaufwand, der von der eigentlichen Pflege ablenkte. 

Zitat: „Zuvor war unser Qualitätsmanagement nicht EDV-gestützt und fand in Papierform statt. Mit dem wachsenden Unternehmen und den weit im Landkreis verbreiteten Standorten ergab sich eine unglaubliche Menge an Papier, die kaum noch zu bewältigen war.“ 

Sandra Sauter, Qualitätsmanagementbeauftragte bei der Kleeblatt Pflegeheime gGmbH 

Die Lösung: ConSense IMS für klare Strukturen 

2011 führte Kleeblatt ConSense IMS ein, ergänzt durch elektronische Formulare und Maßnahmenmanagement. Dokumente wurden systematisch aufbereitet, Prozesse gemeinsam modelliert und Schnittstellen klar geregelt. Heute gibt es in jedem Haus einen ConSense-Beauftragten, der Mitarbeitende unterstützt. Damit ist sichergestellt, dass alle Häuser nach denselben Standards arbeiten und Qualitätsvorgaben eingehalten werden. 

Zitat: 

„Ein einfaches Beispiel: Die Hauswirtschaft ist für das Wäschewaschen zuständig. Aber wer sortiert die Wäsche der Bewohner in den Schrank? Hier klare Regelungen zu schaffen, ist im normalen Arbeitsalltag enorm zeitsparend und vermeidet Konflikte.“ 

Sandra Sauter, Qualitätsmanagementbeauftragte bei der Kleeblatt Pflegeheime gGmbH 

Das Ergebnis: Transparenz, Effizienz und Akzeptanz 

Seit der Einführung von ConSense sind alle relevanten Prozesse digital erfasst und zentral abrufbar. Bewohnerzufriedenheit wird systematisch erhoben, Rückmeldungen fließen über ein EDV-gestütztes Beschwerde- und Ideenmanagement in Verbesserungen ein. 

Zitat: 

„Durch die Nutzung von ConSense IMS hat bei uns ein Umdenken eingesetzt: Von der Suche nach dem Schuldigen bei Fehlern hin zur Motivation, daraus zu lernen und es gemeinsam besser zu machen.“ 

Sandra Sauter, Qualitätsmanagementbeauftragte bei der Kleeblatt Pflegeheime gGmbH 

Auch externe Prüfer bestätigen die Fortschritte: Heimaufsicht und andere Kontrollinstanzen loben die transparente Dokumentation und die klaren Nachweise. Automatisierte Workflows sorgen zudem dafür, dass keine Rückmeldung verloren geht und Maßnahmen zuverlässig umgesetzt werden. 

Blick nach vorn: kontinuierliche Weiterentwicklung 

Das Qualitätsmanagement bei Kleeblatt wird stetig weiterentwickelt. Künftig sollen weitere Module wie Risikomanagement integriert werden. Damit baut das Unternehmen sein System Schritt für Schritt aus und stellt sicher, dass Pflegequalität und Bewohnerzufriedenheit dauerhaft höchste Standards erfüllen.