ITA RWTH Aachen: Forschung effizient steuern mit ConSense IMS

Die Herausforderung: Wachstum und steigende Anforderungen 

Das ITA forscht mit rund 350 Mitarbeitenden an textilen Innovationen für Gesellschaft und Industrie. Die Bandbreite reicht von Smart Textiles bis zu faserbasierten Leichtbaulösungen. Gleichzeitig ist das Institut ein wichtiger Partner für Industrieprojekte und eingebunden in nationale wie internationale Forschungsprogramme. Mit dem rasanten Wachstum und der Ausweitung auf neue Themenfelder stieß das bisherige QM-System schnell an Grenzen: Prozesse wurden in PDFs dokumentiert, Aktualisierungen waren umständlich und der Zugriff auf gültige Dokumente nicht immer gewährleistet. 

Zitat: „Uns war klar, dass ein softwaregestütztes Managementsystem notwendig ist.“ 

Nicole Mevissen, Qualitätsmanagementbeauftragte des ITA 

Die Lösung: ConSense IMS als digitales Fundament 

Nach einem HandsOn Workshop entschied sich das ITA für ConSense IMS. Ausschlaggebend waren der transparente Aufbau, die modulare Erweiterbarkeit und die intuitive Nutzung. Seit 2016 ist das System im Einsatz und bildet heute nahezu alle Kernprozesse des Instituts ab: Von der Antragstellung über Projektabwicklung bis hin zu Personalprozessen. Workshops mit Mitarbeitenden begleiteten die Einführung, sodass Prozesse gemeinsam überprüft, angepasst und digitalisiert wurden. 

Zitat: „Diese Vorgehensweise hat sich bewährt, weil es uns die Gelegenheit gab, unsere Prozesse, Richtlinien und Verantwortlichkeiten zu überdenken und gegebenenfalls zu optimieren.“ 

Nicole Mevissen, Qualitätsmanagementbeauftragte des ITA 

Das Ergebnis: Transparenz, Effizienz und hohe Akzeptanz 

Heute profitieren Forschung, Verwaltung und Lehre von klar strukturierten Prozessen. Automatische Workflows lenken Freigaben und stellen die Aktualität von Dokumenten sicher. Mitarbeitende erhalten auf personalisierten Startseiten alle relevanten Informationen und Aufgaben auf einen Blick. 

Zitat: „Viele selbsterklärende Funktionen ermöglichen eine intuitive Nutzung des Systems. […] Inzwischen ist die Akzeptanz bei uns sehr hoch und die Mitarbeiter beteiligen sich aktiv mit Vorschlägen für Ergänzungen und Optimierungen.“ 

Nicole Mevissen, Qualitätsmanagementbeauftragte des ITA 

Besonders wertvoll ist das System bei Förderanträgen: Da 95 Prozent der Mittel aus Drittfinanzierungen stammen, ist eine fristgerechte, vollständige Antragstellung entscheidend. ConSense unterstützt dabei durch klare Strukturen, Fristenüberwachung und zuverlässige Dokumentation. 

Zitat: „Wenn die Anträge nicht rechtzeitig gestellt werden oder ein wichtiger Bestandteil fehlt, können uns die Mittel verloren gehen. Mit ConSense IMS lassen sich die Abläufe automatisiert lenken und zuverlässig kontrollieren.“ 

Nicole Mevissen, Qualitätsmanagementbeauftragte des ITA 

Ein lebendiges System mit Zukunft 

Das ITA nutzt ConSense IMS nicht nur für bestehende Abläufe, sondern entwickelt sein Managementsystem kontinuierlich weiter. Künftig sollen auch Promotionsprozesse, von der Einreichung bis zur Veröffentlichung, vollständig im System abgebildet werden. So entsteht ein lebendiges, wachsendes Managementsystem, das Innovationen ermöglicht und gleichzeitig höchste Standards sichert.