Integrierte Managementsysteme: Vom Pflichtprogramm zum strategischen Wettbewerbsvorteil

Vorteile eines gemeinsamen Systems

• Weniger Doppelarbeit

• Einheitliche Prozesse

• Klarheit für alle Beteiligten

• Kosteneffizienz

• Einfachere Skalierung

Wer mehrere Systeme parallel betreibt, kennt die typischen Probleme: doppelte Dokumentation, widersprüchliche Prozesse und unnötige Kosten. Mit einem IMS wird die Steuerung zentralisiert, ohne die Individualität des Unternehmens zu verlieren. So entsteht ein klarer Rahmen, der Orientierung bietet und gleichzeitig flexibel genug ist, um neue Anforderungen aufzunehmen.

Wir müssen bei dem Thema der Managementsysteme im Blick behalten, dass ein Managementsystem ein Führungssystem ist. Zunächst heißt „to manage“ steuern. Und steuern (managen) das geschieht auf vielen Ebenen, bis hin zu den operativen Prozessen und Aufgaben. Aber die Frage wohin wir steuern, die strategische Ausrichtung als Grundlage für Ziele und Geschäftsprozesse, das entscheidet dann eben doch die (Achtung Fachjargon) oberste Leitung.

"Ein Unternehmen kann nur ein Führungssystem haben."

"Eine Führung braucht ein Führungssystem und nicht zwei oder drei."

Das hat während unserer virtuellen Messe ConSense EXPO bereits in 2024 Stefan Heinloth sehr gut beschrieben. Er macht in seinem Beitrag  darauf aufmerksam, dass es neben den typischen auf Normen basierten Managementsystemen auch Themen gibt, die nicht in einer Norm festgelegt wurden sondern vom Markt und von Kunden gefordert werden, vom Gesetzgeber oder von Behörden.

Jedes einzelne Managementsystem bedient eine Zielgruppe

Jedes Einzelsystem zielt auf Anforderungen mindestens einer Gruppe von Stakeholdern.

• Qualitätsmanagement

  • Kunden erwarten, dass sie entsprechend der Bestellung und Spezifikation gute Produkte und Leistungen erhalten. Dafür steht das QM-System

• Staat und Gesellschaft

  • Staat und Gesellschaft erwarten, dass rechtlich bindende Verpflichtungen eingehalten werden.

  • Diese Themen sind in Bezug auf Umwelt und Energie in der 14001 und 50001 festgehalten.

  • Hinzu kommt das Nachhaltigkeitsmanagement

  • Und Compliancemanagement achtet generell auf die Identifikation, Überwachung und Einhaltung aller vorgegebenen oder angenommenen Verpflichtungen sowie der eigenen unternehmensspezifischen Verhaltensregeln.

• Das Lieferantenmanagement

  • Lieferantenmanagement (oder Supply Chain Management) zielt auf die Erwartungen der Lieferanten, die ein Unternehmen bei der Herstellung von Produkten oder der Leistungserbringung einbeziehen will.

• Mitarbeitende

  • Personalmanagement und Arbeitssicherheitsmanagement sind auf Anforderungen der Mitarbeitenden ausgerichtet

• Eigentümer

  • Ein Finanzmanagementsystem hat die Erwartungen der Eigentümer im Blick

Inhalte, Strukturen und Interessengruppen dieser Managementsysteme unterscheiden sich deutlich, sagt Stefan Heinloth. Eine erfolgreiche Integration hängt also nicht an der Entscheidung für die Struktur, die das eine oder andere dieser zum Teil sehr unterschiedlichen Systeme mit sich bringt.

Doch hierfür hat Stefan Heinloth einen Praxistipp, denn jedes Managementsystem umfasst immer diese fünf Elemente:

1. Strategische Ausrichtung: Die Ausrichtung und die strategischen Ziele des Unternehmens bestimmen, welche Interessengruppen für diese strategischen Ziele wichtig sind und welche Erwartungen seitens dieser Gruppen bestehen.

2. Interessierte Parteien (Stakeholder): Sie sind entscheidend für die Zielerreichung, deshalb ist es für ein Unternehmen wichtig, auf diese Erwartungen einzugehen.

3. Prozesse: Die Prozesse des Unternehmens richten sich an den Erwartungen der Stakeholder aus und erzeugen die gewünschte Wertschöpfung.

4. Ressourcenausstattung: Für wirksame Prozesse müssen die notwendigen Ressourcen bereitgestellt werden.

5. Führung: Die Führung vergleicht die erreichten Ergebnisse mit den Anforderungen und passt ggf. die Ressourcenausstattung an. Auch die Eignung der Prozesse, die Ziele zu erreichen und die verschiedenen als relevant bewerteten Anforderungen und Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen wird betrachtet. Und schließlich wird geprüft, welche Veränderungen es bei den Erwartungen  der interessierten Parteien gibt, denn die sind dynamisch und am Ende entscheidet die oberste Führungsebene auch die strategische Ausrichtung.
   
   

Die Managementbewertung in einem integrierten Managementsystem

Dieses fünfte Element ist die Managementbewertung. In diesem Kontext wird klar, dass ein integriertes Managementsystem immer individuell zu einem Unternehmen passend gestaltet sein muss: Von operativen Fragen bis hin zu der strategischen Ausrichtung sind meist unterschiedliche Personen und Entscheidergruppen einzubeziehen. Die Frage geeigneter Strukturen für ein Managementreview oder ein Managementsystem hängt von vielen Faktoren ab, auch von der Unternehmensgröße und der Aufstellung als Einzelunternehmen, Konzern, Holding, von Standorten und Hierarchien.

Wichtig ist, dass ein Managementsystem die Leitung bei der Steuerung unterstützt, gute Ergebnisse zu erzielen und nicht zu viel Bürokratie mit sich bringt.

Nutzen für die Geschäftsleitung

Für die Leitung eines Unternehmens zählt vor allem eines: Effizienz. Dazu liefert ein IMS schnelle Reports, klare Verantwortlichkeiten und transparente Prozesse. Die Harmonisierung verschiedener Anforderungen reduziert Komplexität und schafft Raum für strategische Themen. Statt sich mit Normkapiteln zu beschäftigen, erhält die Geschäftsleitung aussagekräftige Informationen für fundierte Entscheidungen. Das spart Zeit und minimiert Risiken. Zudem unterstützt ein IMS die Skalierbarkeit: Wächst das Unternehmen, wächst das System mit – ohne Chaos oder teure Umstrukturierungen.

Ein gutes Managementsystem sorgt dafür, dass die Entscheidungen der Führung an der Basis ankommen.