Die größten Missverständnisse rund um Integrierte Managementsysteme (IMS)

1. Normen sind keine Führungsinstrumente

ISO-Normen wie ISO 9001, ISO 14001 oder ISO 45001 sind wichtig und auch nützlich, aber sie sind kein Ersatz für Führung. Sie definieren Anforderungen und nicht die Art und Weise, wie ein Unternehmen geführt wird. Wer versucht, Management über Normkapitel zu erklären, landet schnell in einer Sackgasse. Führung bedeutet Entscheidungen zu treffen, Prioritäten zu setzen und Verantwortung zu übernehmen. Wenn Normen Führungsaufgaben ansprechen und Anforderungen an Führung aufstellen, dann hat das durchaus gute Gründe, denn in der Vergangenheit hat man gemerkt, dass es nicht ausreicht und nicht wirtschaftlich ist, Qualität in Produkte „hineinzuprüfen“. Nur wenn seitens der Unternehmensleitung auch auf die geeigneten Rahmenbedingungen und die Ausstattung mit den erforderlichen Ressourcen geachtet wird, kann Qualität in Produkten und Dienstleistungen entstehen.

Das bedeutet aber nicht, dass wir im Umkehrschluss aus Sicht von Qualitätsmanagement, Umweltmanagement, usw. zu allen zu allen Textstellen mit „Die oberste Leitung muss“ eine neue Vorgabe in unser Managementsystem aufnehmen.

Es muss immer darum gehen, zu verstehen, wie eine Organisation funktioniert. Und oft gibt es zu den in Normen identifizierten Forderungen auch schon Aktivitäten und Maßnahmen, die darauf einzahlen.

Das Managementreview liefert ein Beispiel dazu. Es ist in allen ISO-Normen zu Managementsystemen vorgeschrieben. Einerseits verlangen diese ISO-Normen, dass bestimmte Informationen bewertet und dazu Entscheidungen getroffen werden. Auf der anderen Seite wird aber nicht vorgeschrieben, wie dieses Review auszusehen hat. Statt ein starres Dokument mit dem Titel „Managementreview“ zu erstellen, können Unternehmen die Bewertung in bestehende Führungsprozesse, Meetings und in die eigenen Entscheidungsstrukturen integrieren. So bleibt das System lebendig und praxisnah und erfüllt trotzdem alle Anforderungen.

Normen geben den Rahmen vor, aber die Umsetzung muss
zur Organisation passen.

Was Normen leisten – und was nicht
✔ Anforderungen definieren
✔ Mindeststandards sichern
✘ Führung übernehmen
✘ Strategie gestalten

2. Die Harmonized Structure ist ein Werkzeug und kein Organisationsmodell

Systemanalyse nicht Organisationsstruktur

Die Harmonized Structure (HS) ist die einheitliche Grundstruktur der ISO-Managementsystemnormen. Sie erleichtert die Systemanalyse und zeigt, wo sich Anforderungen verschiedener Regelwerke überschneiden. Das ist praktisch, wenn neue Themen wie z.B. Arbeitsschutz, Informationssicherheit oder Lebensmittelsicherheit zu bestehenden Managementsystemen hinzukommen.

Vorteile der Harmonized Structure

• Einheitliche Terminologie

• Einfachere Integration neuer Themen

• Übersicht über Schnittstellen

Doch die Harmonized Structure ist kein Organisationsmodell. Wer die Normstruktur eins zu eins übernimmt, schafft künstliche Komplexität und ein System, dass weder auf der Leitungsebene noch im operativen Bereich auf die realen Aufgaben gut eingeht und deshalb selten auf Akzeptanz stößt und kaum zu einer guten Nutzung des Systems führt.

Unternehmen brauchen deshalb individuelle Ansätze, die zu den bestehenden Strukturen, Prozessen und der Unternehmenskultur passen.

Die HS ist kein Bauplan für Ihr Unternehmen.

Nutzen Sie die Harmonized Structure, um Anforderungen auf der Arbeitsebene durch Managementsystem-Verantwortliche zu bündeln. Sie werden erkennen, dass vielfach bereits bestehende technische oder organisatorische Maßnahmen auf die Anforderungen der neuen Regelwerke einzahlen. Davon unabhängig sollten Sie Ihr Managementsystem so gestalten, wie es zu Ihrer Organisation passt.

3. Beauftragte müssen übersetzen – nicht kopieren

Der Übersetzer ist gefragt

Beauftragte spielen eine Schlüsselrolle bei der Einführung und Pflege eines Integrierten Managementsystems. Ihre Aufgabe ist es, Normanforderungen in die Sprache der Organisation zu übersetzen. Das bedeutet, dass Fachvorgaben nach dem aktuellen Stand der Diskussionen interpretiert, für das eigene Unternehmen adaptiert und so eingebettet werden, dass sie in den bestehenden Führungsstrukturen funktionieren.

Copy & Paste funktioniert nicht
ISO-Kapitel einfach übernehmen und als „neue Regeln“ verkaufen. Das erzeugt Widerstand und Bürokratie. Es ist besser, wenn Beauftragte auch unternehmerisch denken und Lösungen mitgestalten, die zertifizierungsfest sind, Compliance insgesamt sichern und allen Anwendergruppen von der Leitungsebene bis zu den operativen Mitarbeitenden den Arbeitsalltag erleichtern.

Fragen Sie sich bei jeder Anforderung:

• In welchen Bereichen und Prozessen ist das relevant?

• Wie passt das in unsere bestehenden Prozesse?

• Welche Anpassungen sind sinnvoll, um Nutzung und Akzeptanz zu fördern?

Unser Fazit

Missverständnisse kosten Zeit, Geld und Akzeptanz.

• Wer Normen als Hilfsmittel versteht,

• die Harmonized Structure als Werkzeug nutzt

• und die Beauftragten als Übersetzer einsetzt,
  
  fördert die Akzeptanz und Nutzung des IMS bei der Leitung ebenso wie auf der operativen Ebene.