Die Arbeit mit Menschen erfordert ein völlig anderes Qualitätsverständnis als in anderen Branchen. Denn die Qualität einer sozialen Dienstleistung wirkt sich unmittelbar und weitreichend auf die Lebensqualität von Menschen aus. Deshalb gelten für die Sozialwirtschaft strenge Vorgaben, Richtlinien und Dokumentationspflichten. Gleichzeitig sollen die knappen Ressourcen der Mitarbeitenden zu möglichst großen Teilen in die eigentliche Care-Arbeit fließen.
Ein gut strukturiertes und effizient aufgebautes Qualitätsmanagementsystem kann hier Entlastung bringen und helfen, hohe Qualitätsstandards ressourcenschonend und rechtssicher umzusetzen. Für individuelle, bedürfnisorientierte Betreuungsangebote in Lebenshilfen, Wohlfahrtsverbänden, Kitas, Pflegeheimen und anderen sozialen Einrichtungen.
Softwaregestütztes Qualitätsmanagement spart Zeit
Zeitersparnis entsteht, wenn Inhalte schnell und unkompliziert zu finden und zu bearbeiten sind. Zum Beispiel auf einer personalisierten Übersichtsseite. Am besten geht das mit einer vollständig digitalen Bereitstellung der QM-Dokumentation. Standardvorgänge können automatisiert, Dokumente intelligent durch die Einrichtung oder Organisation gelenkt werden.
Wesentlich für eine effiziente Nutzung der digitalen Dokumentation sind eine intuitive Navigation und eine umfassende Volltextsuche. Klar definierbare Geltungsbereiche schaffen Übersichtlichkeit und eindeutige Verantwortlichkeiten. Und Mitarbeitende bekommen nur die Prozesse und Dokumente angezeigt, die für ihre Arbeit relevant sind.
Prozesse und Vorgaben sollten dabei so realitätsnah wie möglich gestaltet sein. In der ConSense Software ermöglicht das integrierte Prozessmanagement mit Prozesseditor die einfache und schnelle Modellierung von Prozessen. Dokumente aller Formate können im System eingepflegt und direkt angezeigt werden. Aufforderungen zur Kenntnisnahme neuer oder revisionierter Inhalte sichern die Verteilung neuer Informationen und die Verwendung der jeweils aktuellsten Version eines Dokuments oder Prozesses.
Rechtssicherheit und Transparenz für soziale Einrichtungen
Neben einer hohen Qualität der sozialen Dienstleistungen muss Qualitätsmanagement in sozialen Einrichtungen auch für Rechtssicherheit und Wirtschaftlichkeit sorgen. Denn neben der Qualitätsmanagementnorm DIN EN ISO 9001 gelten im sozialen Sektor noch viele weitere Normen oder Richtlinien wie die DIN EN ISO 45001 (Arbeitsschutz), HACCP (Hygienekonzepte in Bezug auf Lebensmittel), DIN EN ISO 15224 (Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen), KTQ (Kooperation für Transparenz und Qualität im Gesundheitswesen) und die AZAV-Verordnung (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung).
Durch eine automatische Revisionierung und Archivierung von Inhalten lässt sich die Erfüllung von Vorgaben und Dokumentationspflichten lückenlos nachweisen. Versionsvergleiche mit Änderungsverfolgung sorgen für Transparenz – für Mitarbeitende und Prüfinstanzen wie den Medizinischen Dienst, Heimaufsichten oder Auditor:innen.
Die Automatisierung von Standardabläufen und Dokumentenlenkung reduziert den Verwaltungsaufwand für Pflege und Nutzung des QM-Systems deutlich. Hinterlegte Normen und Richtlinien, die mit Dokumenten und Prozessen verknüpft werden, unterstützen das Compliance Management und erleichtern Zertifizierungen, Akkreditierungen und Audits.
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QM-Software für soziale Organisationen mit vielen Standorten
Viele soziale Organisationen oder Träger sozialer Einrichtungen betreiben mehrere Standorte. Wechselnde Personalstrukturen oder auch die Einbindung von Ehrenamtlichen oder Leiharbeitnehmer:innen erhöhen den Komplexitätsgrad.
Ein Integriertes Managementsystem kann die jeweils zutreffenden Vorgaben, Regelwerke und Prozesse für alle Organisationseinheiten und Mitarbeitenden unter einer einheitlichen Oberfläche harmonisiert und strukturiert abbilden. Bei Änderungen und Entwicklungen kann sich das System dynamisch an neue Erfordernisse anpassen und mit dem Unternehmen wachsen.
Durch die Integration in die vorhandene IT-Landschaft über Schnittstellen oder durch modulare Erweiterungen lässt sich das System flexibel ergänzen und gezielt auf die Anforderungen der Organisation abstimmen. So können soziale Einrichtungen ihr Qualitätsmanagement beispielsweise direkt durch ein Maßnahmenmanagement, Auditmanagement, Schulungsmanagement oder andere Managementbereiche erweitern.
Mobiles Qualitätsmanagement – schnell eingeführt
Die ConSense Softwarelösungen für Qualitätsmanagement- oder Integrierte Managementsysteme sind so gestaltet, dass sie sich schnell und flexibel in sozialen Einrichtungen aller Größen einführen lassen. Besonders einfach gestaltet sich der Roll-out von ConSense PORTAL – unserer webbasierten Managementlösung.
Da das ConSense PORTAL auch mobil genutzt werden kann, eignet es sich besonders für Organisationen, deren Mitarbeitende zeit- und ortsunabhängig mit dem System arbeiten sollen. Für unsere Weblösung bieten wir zudem ein Hosting-Modell an, sodass soziale Einrichtungen keine zusätzlichen Ressourcen für die Betreuung der IT-Strukturen bereitstellen müssen.
Vorteile von ConSense QM-Software für soziale Einrichtungen
- Personalisierte Anzeige von Inhalten
- Umfangreiche Volltextsuche
- Realitätsnahe Prozesse und Vorgaben
- Automatische Revisionierung und Archivierung
- Verknüpfung von Inhalten mit Regelwerken
- Einfache Prozessmodellierung mit intuitivem Prozesseditor
- Abbildung mehrerer Standorte und von Matrixstrukturen
- Dezidiertes Rollen- und Rechtekonzept
- Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf relevante QM-Inhalte
Lernen Sie das ConSense PORTAL jetzt in einer kostenlosen Live-Demo kennen. Erfahren Sie, wie Sie mit unserer Software höchste Qualitätsansprüche umsetzen und gleichzeitig Ihre Mitarbeitenden entlasten – sodass ihre Zeit wieder denen zugutekommt, die sie am meisten benötigen: Bewohner:innen, Klient:innen und Familien.