Success Story: ConSense im Einsatz bei mt-g

Text dicinally medicine – ConSense Success Story mt-g

Vom Versand über Kenntnisnahme bis zur Erinnerung: Vollelektronisches Formularwesen für mt-g

Die mt-g medical translation GmbH & Co. KG aus Ulm ist auf medizinische und pharmazeutische Übersetzungen spezialisiert. Etwa 60 Mitarbeiter koordinieren komplexe Projekte, für die ca. 850 Übersetzer rund um den Globus tätig sind. Diese Dienstleistung erfordert höchste Qualität. Ein umfassendes internes Qualitätsmanagement sichert alle Prozessschritte. „Bereits seit dem Jahr 2000 sind wir zertifiziert nach DIN EN ISO 9001 – zu dem Zeitpunkt war das sehr außergewöhnlich und innovativ für ein Unternehmen unserer Branche“, erläutert Samuel Aubin, seit 2011 Leiter des Qualitätsmanagements bei mt-g. Seitdem erhöhte sich der Aufwand im QM-Bereich kontinuierlich durch steigende Mitarbeiterzahlen, die Bildung von neuen Fachteams und anspruchsvolle Prozesse aufgrund der Einführung von Redaktions- und Übersetzungssystemen. Ein Qualitätsmanagementsystem existierte zunächst nur in Papierform. „Die Administration und Dokumentation der Workflow- und Prozesslandschaft füllte zuletzt mehrere Meter Aktenregale. Es bestand die Gefahr, dass wir uns nur noch mit Administration beschäftigen“, erklärt Aubin. Darum entschied man sich bei mt-g für eine komplette Neuausrichtung des Qualitätsmanagements. Definiertes Ziel war es, der reinen Dokumentenverwaltung den Rücken zu kehren und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu gewährleisten.

HandsOn Workshop gibt den Ausschlag

Auf einem der kostenfreien und unverbindlichen ‚HandsOn Workshops‘ der Aachener Softwareentwickler testete Samuel Aubin zusammen mit Bernd Mayer, Leiter Vertrieb und Projektmanagement und Mitglied der Geschäftsführung bei mt-g, ob die gebotenen Möglichkeiten des Systems tatsächlich den Wünschen des Unternehmens entsprachen. Hier konnten sich die beiden Manager ausführlich über die Funktionen von ConSense IMS|QMS|PMS und die unterschiedlichen Module informieren und die Software auch sofort selbst anhand eines Beispielprojektes anwenden. „ConSense Software im praktischen Einsatz zu erleben bot uns die Gelegenheit zu einem wertvollen Austausch mit anderen Interessenten über deren Erfahrungen mit den verschiedenen am Markt erhältlichen QM-Systemen. Die Veranstaltung war eine wichtige Entscheidungshilfe für uns und hat uns davon überzeugt, dass das System zu unseren Bedürfnissen passt“, erläutert Mayer.

Seit Oktober 2013 ist ConSense IMS bei mt-g im Einsatz. Das System fasst die verschiedenen Normen und Regelwerke, die das Unternehmen berücksichtigt (u. a. ISO 9001 und DIN EN 15038) unter einer einheitlichen Oberfläche zusammen und bietet eine systematische elektronische Verknüpfung von Prozessen und Daten. Ein wichtiger Bestandteil des neuen Systems ist die elektronische Lenkung der QM-Elemente. Damit lassen sich intelligente und dynamische Prüf- und Freigabeprozesse für beliebige Zwecke erstellen, verwalten und auswerten. Die Formulare durchlaufen vordefinierte Workflows und sorgen damit für einen einfachen und schnellen Informationsfluss im Unternehmen. Die Arbeit des QM-Verantwortlichen Samuel Aubin wurde dadurch erheblich erleichtert. „Früher haben wir unsere Arbeitsanweisungen als PDFs verteilt und mussten immer genau überlegen, welchen Geltungsbereich diese betreffen, händisch eine Liste der betreffenden Mitarbeiter erstellen und aufpassen, dass wir niemanden vergessen. Die betreffenden Mitarbeiter haben dann in der QM-Abteilung persönlich ihre Kenntnisnahme unterschrieben.“

Automatische und personalisierte Zusammenstellung aller wichtigen Dokumente - immer in der aktuellsten und gültigen Version

Die Zeiten, in denen Samuel Aubin fehlenden Unterschriften hinterherlaufen musste, sind mit ConSense IMS vorbei. Unterschiedliche Geltungsbereiche sind bereits in ConSense angelegt. Auf Knopfdruck wird der entsprechende Bereich ausgewählt, das System versendet automatisch die Informationen und der Verantwortliche kann sicher sein, dass die Empfängerliste vollständig ist. Auf seiner personalisierten Übersichtsseite sieht jeder einzelne Mitarbeiter die für ihn wichtigen Informationen und bestätigt elektronisch die Kenntnisnahme. Das System versendet zuverlässig Erinnerungen und mahnt ausstehende Prüfungen und Freigaben oder überfällige Maßnahmen und Termine an. Alle Abläufe sind zudem lückenlos dokumentiert und damit jederzeit nachvollziehbar.

Entscheidend für die positive Annahme des neuen Systems durch die Mitarbeiter war vor allem die hohe Benutzerfreundlichkeit. ConSense IMS stellt alle relevanten Prozesse und Dokumente für jeden Mitarbeiter automatisch zusammen und bietet so einen direkten Zugriff auf alle erforderlichen Informationen, ein schnelles Auffinden sowie die Gewissheit, immer direkt auf die aktuelle, gültige Version der entsprechenden Unterlage zuzugreifen.

Mittlerweile wurde das System bei mt-g durch die Module Maßnahmenmanagement, Qualifikationsmanagement sowie Schulungsmanagement erfolgreich erweitert.