Erfolgreiches QM in der Praxis: Die Stadtwerke München

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Integriertes Managementsystem für Versorgung und Technik der Landeshauptstadt: Die Stadtwerke München (SWM) stehen seit vielen Jahrzehnten für die sichere Versorgung von Privat- und Geschäftskunden mit Energie und Trinkwasser, betreiben ein mit Bestnoten bewertetes öffentliches Personennahverkehrssystem sowie 18 Hallen- und Freizeitbäder. Mit über 7.000 Mitarbeitern zählen sie zu den großen Arbeitgebern der Millionenstadt. Seit mehr als einem Jahrzehnt wird im Unternehmensbereich Versorgung und Technik, der die Wassergewinnung, Energieerzeugung und die Verteilsysteme für Gas, Strom, Trinkwasser und Fernwärme umfasst, ein integriertes Qualitäts-, Umwelt und Arbeitsschutzmanagement (IQUM) eingesetzt. Da dieses seitdem stetig wuchs, beschlossen die Verantwortlichen vor rund fünf Jahren, ihr System technisch und organisatorisch neu aufzustellen. Dabei setzten sie auf das Know-how der ConSense GmbH.

Die Wunschliste der SWM für die Neuorganisation war lang. „Wir wollten jedem Mitarbeiter die für ihn geltenden Prozesse auf einen ‚Mausklick’ in den Blick rücken, um die Systemakzeptanz nachhaltig zu erhöhen. Darüber hinaus zählten eine höhere Prozesstransparenz, eine revisionssichere Dokumenten- und Prozesslenkung sowie optimierte Compliance, also der bestmögliche Nachweis von Organisationssicherheit, zu unseren Anforderungen an das neue System. Außerdem haben wir Wert gelegt auf eine problemlose Überführung vorhandener Dokumente“, erläutert Peter Kandlbinder, der die Einführung als Projektleiter begleitete. Inzwischen arbeiten rund 3.500 Mitarbeiter der SWM mit ConSense IMS und schätzen die spürbaren Verbesserungen in ihrem täglichen Geschäft. Die neue Software bildet die für jeden Unternehmensbereich relevanten Vorschriften und Prozesse kompakt ab. Gibt es Änderungen, werden automatische Meldungen an den betreffenden Geltungsbereich verschickt. Im Arbeitsalltag hat sich inzwischen unter anderem die systematische Suchfunktion von ConSense IMS bewährt. Sie erleichtert die tägliche Routine und stellt sicher, dass die im System verwalteten Dokumente und Vorlagen in der Praxis auch wirklich verwendet werden. Für die Zertifizierung nach ISO 9001 ist es zwingend notwendig, alle im Unternehmen ablaufenden Prozesse abzubilden und zu beschreiben. Dies wäre ohne die interaktiven Möglichkeiten, die ConSense IMS bietet, in vielen Bereichen kaum mehr möglich. Auch bei der Auftragsvergabe an externe Dienstleister, die z. B. Hausanschlüsse für Versorgungsleitungen legen, unterstützt das neue System, das eine rasche Zusammenstellung aller benötigten Dokumente und eine schnelle Reaktion auf Rückfragen der Auftragnehmer ermöglicht.

Fünf Jahre nach dem Start des Projektes zieht der Gesamtverantwortliche für das Managementsystem in der Versorgungstechnik, Bernhard Ritzenhoff, eine positive Bilanz: „Die Einführung von ConSense IMS war ein voller Erfolg. Das System wird von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern angenommen, denn die Gestaltung der Prozesse ist so einfach und anwenderfreundlich, dass wir damit einen hohen Gewinn an Transparenz erreichen konnten. Zudem bietet das in den letzten beiden Jahren eingeführte Audit- und Maßnahmenmodul die Gewähr, dass auch hier datenbankorientierte sichere Prozesse Einzug halten. In naher Zukunft planen wir die Einführung von Workflows mit Hilfe von ConSense FORMS und untersuchen, inwieweit das Schulungssystem z. B. für gesetzlich vorgeschriebene Pflichtschulungen und Unterweisungen in das System integriert werden kann.“