Erfolgreiches QM in der Praxis: Das Studentenwerk Osnabrück

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Das Studentenwerk Osnabrück, ein Unternehmen mit über 240 Beschäftigten, das Studierenden umfangreiche Service- und Beratungsangebote bietet, setzt auf Leistungen von messbarer Qualität. Mit Unterstützung von ConSense IMS gelang dem Unternehmen die ISO-Zertifizierung nach DIN 9001:2008 in einer Rekordzeit von nur acht Monaten. Stefan Kobilke, Personalleiter und Qualitätsmanagementbeauftragter: „Hinter der Einführung von ConSense IMS stand ein klar definiertes Ziel: die Zertifizierung nach ISO 9001:2008. Wir suchten eine passende Software, mit der man einfach Prozesse modellieren kann und die die ‚kleinen Zeitfresser’ im Arbeitsalltag kompensiert.“

Im April 2010 fiel der Startschuss für das neue Qualitätsmanagementsystem. In Workshops wurden zusammen mit interessierten Beschäftigten Prozesse modelliert –  eine Vorgehensweise, die sich für das Studentenwerk bewährt hat. Der Personalleiter erklärt: „Ein Großteil unserer Mitarbeiter arbeitet in den Mensen und Cafeterien. Diese Kolleginnen und Kollegen sind echte Praktiker, die zwar genau über ihre Arbeitsabläufe Auskunft geben können, aber keinen Bezug zu theoretischen Prozessskizzen haben. Wir haben in den Workshops gemeinsam die Beschreibung der Arbeitsabläufe entwickelt und diese mit Hilfe von ConSense IMS ‚just in time’ modelliert.“ Über ConSense IMS erhalten nun beispielsweise die Einrichtungsleitungen ihre Reinigungspläne und führen Hygieneschulungen für das Personal durch. Das Modul „Maßnahmenmanagement“ verknüpft Schulungstermine mit der zentralen Schulungsdatenbank, dem passenden Schulungsmaterial sowie den aktuellen Teilnehmerlisten.

Insgesamt profitierte das Studentenwerk Osnabrück laut Stefan Kobilke davon, dass viele Qualitätsstandards im Unternehmen längst gelebt wurden, unter anderem die strengen Hygienevorschriften, die für gastronomische Betriebe gelten. Diese mussten daher „nur“ normkonform in einem dafür geeigneten System abgebildet werden. Ein weiterer Vorteil bestand darin, dass das Studentenwerk die Dokumentation des Qualitätsmanagementsystems von Beginn an mit der neuen Softwarelösung aufbauen konnte. Der Personalleiter ist sich sicher, dass die Zertifizierung in Rekordzeit unter anderem durch die für individuelle Anforderungen besonders gut geeignete Software ConSense IMS gelingen konnte. Darüber hinaus ermöglichten ganz besonders die vielen motivierten Mitarbeiter, die alle an einem Strang zogen, eine rasche Umsetzung. Am 23. Dezember 2010 war es schließlich so weit: Das Studentenwerk Osnabrück erhielt nur acht Monate nach der Einführung von ConSense IMS die Zertifizierung nach ISO 9001:2008 – und darf darauf besonders stolz sein.