"Ein gutes Managementsystem muss gewährleisten, dass relevante Informationen für die Mitarbeiter stets greifbar sind."

Dr. Iris Bruns,
ConSense GmbH

Wincor Nixdorf AG, Schweiz

Anwenderstory

Wincor Nixdorf AG, Schweiz - Dokumentation ohne Lücken

Die Wincor Nixdorf AG, Schweiz stellt mit IMS Enterprise die regel- und Compliance-konforme Prozessdokumentation, Dokumentenlenkung und -verwaltung sicher. Damit ist IMS Enterprise ein integrierender Bestandteil des unternehmensweiten Compliance- und internen Kontrollsystems.

Wincor Nixdorf ist einer der weltweit führenden Anbieter von IT-Lösungen und -Services für Retailbanken und Handelsunternehmen. Das umfassende Leistungsportfolio ist darauf ausgerichtet, Geschäftsprozesse in Filialen von Banken und Handelsunternehmen zu optimieren. Wincor Nixdorf ist in rund 100 Ländern präsent, davon in 41 mit eigenen Tochtergesellschaften.

Die Schweizer Tochtergesellschaft Wincor Nixdorf AG mit Sitz in Brüttisellen hat ConSense IMS Enterprise im Sinne eines Compliance Backbone Systems in ihr unternehmensweites Compliance- und internes Kontrollsystem eingebunden.

"Von den Managementprozessen über die Kernprozesse im Kundenmanagement bis zu den internen Supportprozessen sind sämtliche Geschäftsprozesse in das System eingebunden, so dass der regelkonforme Ablauf aller Vorgänge bis auf jede operative Ebene im Unternehmen gesichert ist", so Mario Parravicini, Kaufmännischer Leiter und Compliance Officer der Wincor Nixdorf AG, Schweiz.


Dokumente mit den zugehörigen Prozessschritten verknüpft

In ConSense sind alle internen Richtlinien, Arbeitsanweisungen, Formulare und Checklisten der Unternehmung in Dokumenten hinterlegt und direkt mit den definierten Prozessen, Prozessschritten und den dort festgehaltenen internen Kontrollpunkten verbunden. So ist sichergestellt, dass die jeweilig für die Prozessschritte relevanten Dokumente automatisch und im richtigen Kontext zum richtigen Zeitpunkt auf dem jeweiligen Bildschirm des Mitarbeiters, der einen bestimmten Prozessschritt ausführt, angezeigt werden. Alle Mitarbeiter sind in das interne Kontrollsystem (IKS) eingebunden und werden auf diese Weise sicher und regelkonform durch sämtliche Prozesse geführt. Die Zugriffsrechte sind dabei entsprechend der Aufgabenbereiche gesteuert: 95 Prozent der Anwender können sich im Reader-Modus die Prozesse und zugehörigen Dokumente anschauen. 5 Prozent sind so genannte "Power User", die Prozesse ändern und freigeben bzw. Workflows abbilden und anstoßen können.

Die Wincor Nixdorf AG, Schweiz hat IMS Enterprise mit den Modulen Maßnahmenmanagement, Kennzahlen und Reporting, Risikomanagement und dem zugehörigen Exportmodul sowie den Standardschnittstellen zur Integration in die vorhandene IT-Landschaft im Einsatz.

Für Konzeptionserarbeitung und anschließende Umsetzung und Implementierung hat sich die Wincor Nixdorf AG, Schweiz auf die Erfahrungen und Expertisen der ZIMAC Schweiz GmbH verlassen können. Markus Zimmermann, CEO der ZIMAC Schweiz GmbH und Mario Parravicini streichen die Vorteile von ConSense wie folgt heraus: "Mit ConSense haben wir ein leistungsfähiges und zugleich anwenderfreundliches Tool, das die Anforderungen an eine integrierte Compliance- und IKS-Lösung optimal erfüllt. Besonders hilfreich sind die einfache Verwaltung von Prozessen und Zugriffsrechten und das zuverlässige Versionen-Tracking, das dafür sorgt, dass alle Mitarbeiter immer automatisch das aktuelle Regelwerk auf ihren Arbeitsplätzen im direkten Zugriff haben."

Mario Parravicini fasst zusammen: “Mit ConSense IMS können wir gewährleisten, dass jede Richtlinie bis ins kleinste operative Glied des Unternehmens greifbar und zur Kenntnis gebracht wird. Das sorgt für Sicherheit und entlastet das Management. Mit unserer transparenten Dokumentation und dem Reporting sind wir bezüglich unserer Compliance-Einhaltung auch gegenüber Dritten, wie z.B. im Falle einer externen Revision, jederzeit auskunfts- und dokumentationsbereit.