"Mit den richtigen Schnittstellen ist die Übertragung bestehender Dokumente in die neue QM-Software schnell und problemlos möglich."

Dr. Iris Bruns,
ConSense GmbH

Lebenshilfe Aachen Werkstätten & Service GmbH

Anwenderstory

Lebenshilfe Aachen Werkstätten & Service GmbH - Integration mit Qualität

Qualitätsmanagement und Geschäftsprozessmanagement stellen nicht nur in der freien Wirtschaft wichtige Erfolgsfaktoren dar. Auch bei den so genannten Non-Profit-Organisationen gewinnt dieses Thema immer mehr an Bedeutung. Die Lebenshilfe Aachen Werkstätten & Service GmbH erreicht die Ziele bei der Etablierung eines Qualitätsmanagementsystems mit der Software der ConSense GmbH.

Im ersten Schritt definierte das Qualitätsmanagement-Team der Lebenshilfe Aachen die Ziele für das Projekt: 

  • Mehr Transparenz in den Prozessen 
  • Weniger Reibungsverluste bei der Informationsweitergabe 
  • Vermittlung der Organisationsphilosophie 

Als Ergebnis strebte die Lebenshilfe Aachen die Zertifizierung sowohl nach DIN EN ISO 9001:2000 als auch im Bereich der Arbeitssicherheit (Quintas/MAAS-BGW) an.

Besonders in Organisationen mit hoher sozialer Verantwortung ist die behutsame Einführung eines QM-Systems der Schlüssel zum späteren Erfolg. Die Lebenshilfe Aachen legte daher besonderes Augenmerk auf die Entwicklung des Leitbildes sowie die umfangreiche Beteiligung von Personal, Betriebsrat und den Menschen mit Behinderung. 


Hohe Akzeptanz durch einfache Bedienung

Dabei wurde schnell klar, dass die Identifikation mit dem Qualitätsgedanken und somit die Akzeptanz des QM-Systems in hohem Maße vom erforderlichen Pflegeaufwand abhängen. Eine manuelle Lenkung der Dokumente in der vorhandenen Intranetlösung erfüllte diese zentrale Anforderung des QM-Projektes nicht. Uneinheitliche Formate, hoher Papieraufwand und kaum nachvollziehbare Revisionsstände waren einige der Hauptgründe für den Betriebsstättenleiter Uwe Kolke, sich nach einer professionellen Qualitätsmanagementlösung umzusehen - die neue Software sollte dabei dem Anspruch gerecht werden, an jedem Standort eine dezentrale Nutzung und Pflege durch das Personal und die verantwortlichen Bereichsleiter zu ermöglichen. 

Im Einzelnen umfasste der Anforderungskatalog folgende Aspekte: 

  • Minimaler Pflegeaufwand
  • Intuitive und einfache Bedienung
  • Transparente Abbildung des QM-Systems und der strategische Zielsetzung der Einrichtung
  • Leichtere Nachvollziehbarkeit von Prozessabläufen und einzelnen Prozessschritten
  • Unkomplizierte Visualisierung und Regelung von Zuständigkeiten
  • Ablage der zu verwendenden Dokumente, Formblätter, Checklisten und darüber hinausgehenden Informationen hinter den entsprechenden Prozessschritten
  • Unterstützung diverser Dateiformate
  • Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen
  • Automatisierung interner Abläufe (Dokumentenlenkung inklusive Freigabe, Revisionsverfolgung, Historie, etc.)

Nach einer ausführlichen Prüfung der Angebote fiel die Wahl schließlich auf die ConSense-QM-Lösung. Auf zwei wesentlichen Ebenen konnte sich ConSense gegen die Wettbewerber durchsetzen. Bei den reinen Software-Eigenschaften überzeugte ConSense mit anspruchsvollen Funktionen wie der leicht handzuhabenden Visualisierung und Auswertung von Kennzahlen sowie den komfortablen Schnittstellen zu Standard-Anwendungen aus dem Microsoft Office-Paket. Gerade dieser Aspekt unterstützte die Verantwortlichen der Lebenshilfe Aachen bei der Übernahme der bisherigen Dokumente und Strukturen in die neue QM-Lösung.


Ganzheitlicher Ansatz

ConSense konnte sich aber auch über die Software hinaus mit zusätzlicher Beratung und Schulung von den Wettbewerbern absetzen. Der ganzheitliche Ansatz von der Bestandsaufnahme über die Konzeption bis hin zur Realisierung stellte sicher, dass Veränderungen auch langfristig zu Erfolgen führen und das Qualitätsmanagementsystem nicht nur auf dem Papier lebt. 

Die Lebenshilfe Aachen hat mit der Einführung der ConSense-Software einen wesentlichen Schritt zur Optimierung ihres QM-Systems gemacht. Ohne großen Aufwand können die Verantwortlichen an den verschiedenen Standorten die Prozesse transparent verbreiten. 

Neue Mitarbeiter und Vertreter können sich schnell und einfach in die Aufgaben einfinden. Mit dem gesamten QM-System gelingt es nun leicht, den Qualitätsgedanken in allen Bereichen stets lebendig zu halten. Nach der Phase der Einführung ist das ConSense QMS nun in den "produktiven" Betrieb übergegangen. Betriebsstättenleiter Kolke macht sich entsprechend über die bald anstehende Erneuerung der Zertifizierung wenig Sorgen.