„Die benutzerfreundliche Freigabeprozedur der Software entwickelte eine sehr positive Dynamik im QM-System. Revisionen werden unmittelbar durch den verantwortlichen Mitarbeiter ausgelöst, dadurch wird der KVP gefördert und die Dokumente entsprechen der gelebten Praxis in den Prozessen.“ Hartmut Prast, verantwortlicher Qualitätsmanager der Forschungszentrum Jülich GmbH

17. Januar 2017

Anwenderstory: ConSense im Einsatz beim Forschungszentrum Jülich

Abbildung eines neuartigen Materials für

Viele dezentrale QM-Systeme „unter dem Hut“
von ConSense IMS

Umfassende Lösungen für die großen gesellschaftlichen Herausforderungen der Zukunft in den Bereichen „Energie und Umwelt“ sowie „Information und Gehirn“ zu entwickeln – diese Aufgabe hat sich eines der großen interdisziplinären Forschungszentren Europas, das Forschungszentrum Jülich bei Aachen, gestellt.

Seit 2007 unterhält es einen eigenen Fachbereich für Qualitätsmanagement, der die verschiedenen Organisationseinheiten und Institute, die unterschiedlichen Normen und Standards folgen, in Sachen QM berät und unterstützt.

ConSense IMS passgenau auf Anforderungen abgestimmt

Mit dem Einsatz von ConSense IMS lassen sich individuelle Bedürfnisse abdecken: Das System erlaubt, zentrale Konfigurationen von nur einer Stelle aus zu verwalten, daneben aber die verschiedenen QM-Systeme der einzelnen Institute eigenständig im System abzubilden. Diese sind passgenau auf die jeweiligen Anforderungen abgestimmt.

Die Basiskonfiguration von ConSense IMS ist vom Fachbereich QM verbindlich vorgegeben. Kommt ein neues Institut oder ein weiterer Geschäftsbereich als ConSense Nutzer hinzu, ist dessen Integration aufgrund der vorhandenen Basiskonfiguration und der einheitlich standardisierten Vorgehensweisen schnell umsetzbar.

Mehr Transparenz und Management von komplexen Strukturen

Übersichtliche Organisationsstrukturen, die zentral im Fachbereich QM für jedes Institut mittels ConSense erstellt werden, bieten einen transparenten Überblick über alle QM-Systeme im Forschungszentrum. Rollen und Rechte der Mitarbeiter werden in ConSense zentral durch den Fachbereich verwaltet. Die Rollen der Prozesseigner, die Änderungen in Prozessen oder Dokumenten vornehmen dürfen, werden eigenständig durch die jeweiligen QMB in den Instituten und Organisationseinheiten vergeben. Mithilfe von ConSense IMS lässt sich genau nachvollziehen, wer wann wen im System angelegt und wer wann welche Änderung vorgenommen hat. Das schafft hohe Transparenz. Freigabeprozesse laufen digital ab, wobei jeder Schritt automatisch festgehalten wird. Auch die Auditvorbereitungen wurden durch die konfigurierten Zugriffsrechte der Auditoren auf die benötigten Dokumente und Prozesse erheblich erleichtert.

Insgesamt stellt der dezentrale Aufbau der verschiedenen QM-Systeme u. a. den sorgsamen Umgang mit sensiblen Informationen sicher und ermöglicht, Geltungsbereiche präzise festzulegen, um die Überflutung mit Dokumenten aus anderen Organisationseinheiten zu vermeiden.